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ENTRE (Locateur)Municipalité de Sainte-Marie-Salomé 650, Ch. St-Jean Sainte-Marie-Salomé (Québec) J0K 2Z0
ET (Locataire)Tel qu'inscrit dans ce présent formulaire Prénom et Nom du locataireAdresse complète du locataire
Le locataire s’engage à respecter toutes les clauses et/ou conditions qui font partie du présent contrat ainsi que de la Politique d’utilisation et de réservation des locaux.
Résident
Non-résident
Partenaire
Organisme (OBNL)
Entreprise
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Servir
Vendre
Non, aucun service ou vente d'alcool prévu
Moins de 200 personnes
L’alcool est offert gratuitement ou apporté par les invités
Aucun droit d’entrée n’est exigé
L’événement n’est pas publicisé
Oui
Non
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RÉSERVATION : La politique de la Municipalité pour les réservations est basée sur le principe « premiers arrivés, premiers servis ». Cependant, elle met en place des mécanismes afin de favoriser l’utilisation par ses résidents (rabais) et privilégier l’accès par la municipalité et les organismes (calendrier de réservation). Toute location doit être effectuée au moins trois (3) jours avant la date de l’événement, sous réserve du personnel disponible. Une réservation peut être faite au maximum un an avant la date de l’événement, après l’adoption du calendrier des événements municipaux et communautaire.
ACTIVITÉS AUTORISÉES : Les activités doivent être de type communautaire, de loisir, de sport (excluant ceux nécessitant un ballon, une balle ou tout équipement volant), de formation, de réunion ou des rassemblements sociaux et/ou familiaux.
Les activités doivent :
La personne responsable des ententes de location peut refuser une location si elle juge que l’activité pratiquée dépasse les capacités d’accueil, que la nature de l’activité ne convient pas à la salle ou contrevient aux valeurs de celle-ci.
PAIEMENT : Lors de l'approbation de la demande de réservation par la Municipalité, le locataire doit payer 100% du montant de la réservation et signer le contrat de location qui lui sera acheminé. Le paiement doit se faire par carte de débit ou crédit, ou en argent (aucun chèque accepté). C’est le paiement qui confirme la date de réservation de la salle.
FUNÉRAILLES : S’il s’agit d’une veillée funéraire suite au décès d’une personne domiciliée dans la Municipalité, la mise à disposition de la salle est offerte à titre gracieux.
CLÉ : Lorsqu’une clé d’accès est nécessaire, un dépôt de 20 $ en argent comptant seulement sera demandé lors du paiement final. Le locataire pourra récupérer son dépôt lors du retour de la clé. Seul le locataire peut récupérer la clé et le code d’accès. Le locataire est responsable de la clé prêtée et ne peut la prêter à une autre personne. Il doit se trouver en tout temps sur les lieux durant la période de déverrouillage des portes inscrite dans le formulaire de réservation.
ANNULATION : Le locataire peut annuler sa réservation par écrit ou par téléphone et obtenir un remboursement complet des frais au moins quatorze (14) jours avant la date de réservation. Après ce délai, 50% du frais de location sera remboursable.
En cas notamment de force majeure ou d’ouverture du centre des mesures d’urgence, la Municipalité peut annuler toute réservation, sans préavis. Dans tous les cas, l’annulation sera sans frais pour les locataires.
Le locataire de la salle est responsable de la location et s’engage à respecter les éléments ci-dessous.
La préparation de la salle, incluant l’aménagement des tables et la décoration, est la responsabilité du locataire et doit être faite pendant la période de location de la salle.
MÉNAGE DE LA SALLE : Le locataire devra remettre les lieux dans un état de propreté impeccable, et ce, immédiatement après l’utilisation.
DOMMAGES : Si des dommages sont constatés par un employé municipal après l’utilisation de la salle, le locataire devra défrayer le coût de ces dommages évalués par l’administration municipale. Les factures pour les dommages causés sont payables sur réception et portent intérêts au taux établi par le conseil dans son règlement de taxation et tarification de l’année en cours.
ASSURANCES : Le locataire doit assurer les biens qu'il possède et qui sont entreposés dans les édifices municipaux. La Municipalité ne sera responsable d’aucun dommage qui pourrait être causé à ces biens. Le locataire doit posséder une police d'assurance responsabilité pour la tenue de ses activités (si nécessaire). La Municipalité se réserve le droit d’exiger une preuve de ces assurances.
HEURE LIMITE : Le locataire devra s’assurer que les activités se terminent au plus tard à 2 h le lendemain. Les portes doivent demeurer fermées et le bruit réduit après 23 h.
PERMIS : Pour toute location où il y a vente de boisson alcoolisée, le locataire doit obtenir un permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux, à ses frais. Une copie du permis devra être téléversé dans le présent contrat ou remis à la Municipalité lors du paiement de la location.
Le locataire s’engage à informer les utilisateurs de son groupe que la consommation d’alcool doit se faire avec modération sous peine d’expulsion.
RESPONSABILITÉ : La Municipalité ne se tient pas responsable de quelque sinistre que ce soit que pourraient subir les équipements appartenant à des organismes ou des familles et laissés temporairement ou de façon permanente dans l'édifice municipal. La Municipalité ne peut être tenue responsable pour quelque accident que ce soit survenu au cours de la période de location.
ÉQUIPEMENTS ÉLECTRIQUES ET MOBILIER : Toute installation d'équipement électrique doit être faite sous la surveillance d'un employé municipal. Tout usage d’équipement et/ou de mobilier doit se faire strictement à l’intérieur des locaux loués. Il est strictement interdit de déplacer les électroménagers, d’utiliser des bonbonnes de gaz propane à l’intérieur des bâtiments, des appareils de cuisson portatifs ainsi que des machines à fumée.
DÉCORATION : Pour la décoration des salles, il est interdit d'utiliser des matériaux ou des objets qui pourraient nuire de façon permanente au local. Il est strictement défendu :
Ces décorations doivent être retirées et le locataire doit voir à leur disposition au moment du départ. La salle doit être remise dans le même état qu’à l’arrivée du locataire.
LOI SUR LE TABAC : Il est interdit de fumer du tabac et/ou du cannabis ou de vapoter en tout temps dans tous les locaux et à l’extérieur dans un rayon de neuf mètres de toute porte communiquant avec certains lieux, tel que la Loi concernant la lutte contre le tabagisme l’exige. Le locataire qui utilise les salles louées par la Municipalité sera tenu responsable de toutes infractions ou amendes résultant du non-respect de la Loi sur le tabac durant la tenue de ses activités.
EN CAS D’URGENCE :Heures d’ouverture du bureau : 450 839-6212, ou en dehors des heures de bureau : 450 916-5095.
En vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, j’autorise la Municipalité de Sainte-Marie-Salomé à conserver les renseignements personnels contenus dans la présente demande et les documents afférents et à les conserver pour une période de trois (3 ans), tel que prévu au calendrier de conservation.
